【英文メール】
Dear Mr. Scott
We are pleased to place a new order of GK115, and kindly find the attached PO12345.
The agreed terms, price and quantity are as follows.
CIF Tokyo port : Unit price USD 4.95 / KG x 5,000KG (20’FCL)
The agreed delivery specification of GK115 is attached, and please conduct an outgoing inspection before shipping out the product to ensure that product is within the delivery specification.
We request you to the Ex-factory at the end of Aug, and catch the shipment around ETD in the middle of Sep to the product arriving at Tokyo port in the end of Oct at latest in order for us to meet the customer requested delivery date.
Please let us know the expected shipping schedule and submit order confirmation.
Thank you in advance for your regular cooperation.
Best regards,
【日本語訳】
いつもお世話になっております。
GK115を注文いたしますので、添付の注文書12345をご確認お願い申し上げます。
事前に合意させていただきました通り、下記条件、価格、数量にてご対応お願い致します。
CIF東京港：単価USD4.95/KG ⅹ 5,000KG（20フィートコンテナ）
添付GK115の納入仕様書に基づいて出荷前検査を実施いただき、製品が納入仕様書内規格値であることをご確認お願い致します。
弊社顧客希望納期に間に合うよう８月末に工場出荷、９月中旬の船出港、遅くとも１０月末には東京港に着くようにご手配お願い致します。
また、現時点での船スケジュールが分かり次第、ご連絡をいただき、注文確認書をご送付お願い致します。
以上、ご確認・ご調整の程、よろしくお願い致します。
【解説/ポイント】
1）POは「Purchase Order」の略で注文書の意味です。
2）The agreed terms, price and quantityと書いているので、事前にインコタームズ・単価・見込数量など、重要な取引条件を決めたうえで、それに基づいて注文をしますよと言ってます。特に初回取引の場合、簡単に条件変更を依頼される場合もあるので念を押しましょう。
3）The agreed delivery specificationは購入仕様書/納入仕様書のことです。
4）Conduct an outgoing inspectionは出荷前検査です。日本と違って取引国によっては仕様書に沿った検査を怠ったりする可能性があり、規格以外の製品は受け付けないという姿勢を見せておく必要があります。
5）Ex-factoryは工場出荷・ETDは「Estimated Time of Departure」の略で出港予定日です。
6）Order Confirmationは注文確認書です。しっかりと注意確認書に署名をもらい、生産忘れなど起こらないように注意しましょう。
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